電子文件管理系統主要包含檔案數字化后,電子檔案的移交、電子檔案接收、電子檔案管理、電子檔案安全等模塊。其中移交過程包括電子文件的采集、整理和封裝;接收過程包括電子文件的檢查、處理與入庫;整理過程包括電子文件的維護、鑒定與統計;安全模塊包括權限及訪問控制等;該系統保障電子檔案在移交接收階段的可靠性,實現立檔單位同檔案館系統間的無縫連接,確保電子文件在生命周期中的真實、有效、可用。適用于高校檔案館、企事業單位檔案館等。應加強對紙質檔案數字化工作文件的管理,明確數字化工作過程中形成文件的整理、歸檔、移交等管理要求。湖北檔案數字化加工軟件志書在線編纂系統實現志書在線編纂管理一體化的目標,提高志書編纂效...
檔案數字化的圖像存儲是對掃描后形成的圖像文件,采用JPEG彩色格式存儲,同時生成JPEG格式文件。紙質檔案形成的JPEG格式電子圖像文件形成對應的PDF文件。按照案卷形成的規律進行多頁文件的合并及PDF文件轉換,便于掛接和利用。條目著錄要求對檔案目錄數據進行看圖著錄,在錄入數據同時做好校對、質檢工作,核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確,發現不合格數據時須進行修改或重錄,確保著錄數據的準確性,并按要求建立檔案目錄數據庫。掃描分辨率的選擇,應保證掃描后圖像清晰、完整,并綜合考慮數字圖像后期利用方式等因素。上海聲像檔案數字化服務外包工作規范數字檔案解決方案符合《數字檔案館(室)建設指南》標...
數字檔案室的標準規范性要求包括檔案數字化資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質等應符合《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894)、《歸檔文件整理規則》(DA/T 22)、《檔號編制規則》(DA/T 13)等國家標準或地方規范的要求;應參照國家或地方相關標準規范設置、獲得電子檔案元數據,推薦采用包括文件實體、機構人員實體、業務實體在內的多實體元數據方案,元數據的賦值應以自動獲得為主、手工著錄為輔。按照客觀事實編輯形成的電子文件可收集、歸檔。加工場地的選擇及溫濕度等環境的控制不應不利于檔案實體的保護。北京城建檔案數字化服務方案數字檔案室解決方案根據《數字檔案館(室)建設指南》中相關的要求...
提高經濟效益,過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的手段,致使管理成本大幅上漲。而檔案數字化、數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案,不僅節約了保管費用,節省了占地空間,而且查閱起來極為方便迅速,從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。增強檔案原件保護,將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后,檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料,檔案數字化處理后無疑是對其更好的保護,另外,通過檔案的數字化處理后,防止了部分檔案篡改的行為。掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護,盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行數字化。江西行政檔案數字化加工軟件...
數字檔案室解決方案根據《數字檔案館(室)建設指南》中相關的要求為依據所形成的。主要為機關、企事業單位的檔案工作提供一套集基礎設施建設、檔案數字化建設、應用系統建設、保障體系建設為一體的全套服務方案。立志于實現:檔案數字化、檔案實體“虛擬化”、檔案管理系統化、信息傳遞網絡化、檔案利用知識化5個目標。數字檔案室解決方案具有標準化檔案歸檔流程服務,提供電子文件歸檔范圍和保管期限表咨詢服務、并以收錄到檔案信息化應用系統中,面向各兼職檔案人員、專職檔案員、檔案管理員提供歸檔指導。應在充分調研的基礎上,制定科學合理的工作方案,確保紙質檔案數字化工作達到預期目標。江西聲像檔案數字化服務樣板檔案室實現數據共享...
檔案數字化服務要求是按照國家標準《紙質檔案數字化技術規范》,掃描過程中遵循“盡可能保持檔案原貌”的原則,不對檔案原件造成損傷。檔案掃描圖像與原件一致整潔、清晰。嚴格管理、明確責任,落實安全保密管理機制和 質量管理機制,確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。確保各環節工作符合質量要求,建立完整、規范的工作記錄。具體工作包括數字化前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、文件存儲與備份、文件目錄與全文的掛接、質量自檢、檔案裝訂,并確保掃描圖像、掛接的質量,檔案及其檔案信息的安全。從規章制度的建立健全程度等方面考查加工企業的管理能力。江西檔案數字化服務公司新影捷以"專業的檔案服務商"作為奮斗目標,秉承"創...
數字檔案室建設符合國家和社會信息化發展要求,有利于提高機關檔案工作水平,檔案數字化有利于維護機關檔案信息的真實、完整、可用和安全,提升機關行政效率和公共服務能力;有利于促進國家中心信息資源建設,實現信息資源總量增加、質量提高和結構優化,為數字檔案館的實現奠定基礎,以推動全國檔案信息化工作健康、均衡發展。數字檔案室解決方案具有安全保障體系,系統采用先進的技術框架、并集成數據防泄漏系統、內網終端安全管理系統等安全防護軟件,持續不斷的提供安全穩定的數字檔案運行環境。應采取有效的管理和技術手段,確保紙質檔案數字化成果質量。江蘇基建檔案數字化數字檔案室基礎設施建設為確保數字檔案資源的安全管理和有效利用,...
提高經濟效益,過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的手段,致使管理成本大幅上漲。而檔案數字化、數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案,不僅節約了保管費用,節省了占地空間,而且查閱起來極為方便迅速,從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。增強檔案原件保護,將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后,檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料,檔案數字化處理后無疑是對其更好的保護,另外,通過檔案的數字化處理后,防止了部分檔案篡改的行為。場地管理制度主要對人員出入和工作場地內基礎設施、網絡、監控設施、現場物品、證件等的管理進行規范。山東人事檔案數字化加...
隨著計算機技術、通信技術以及互聯網技術的飛速發展,傳統的檔案管理模式遇到了嚴峻的挑戰。檔案數字化是計算機技術、掃描技術、掃描線性CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態,它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息,以數字化的形式存儲,網絡化的形式互相連接,利用計算機系統進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,及時提供利用,實現資源共享。數字化對象的確定應綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率等因素。山東行政檔案數字化檔案管理系統具有以下特色,以檔案局發布的《歸檔文件整理規則》作為標準設計,專業性強,操作方便易上手...
數字檔案室的特點還有檔案利用知識化、檔案數字化。數字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎上有機組織并鏈接起來,以動態分布的方式為用戶提供服務,實現由檔案的提供向知識的提供轉變。數字檔案室的建設應當遵循“資源為先,標準規范,整體推進,確保安全”的原則,統籌規劃,積極實施,務求實效。資源為先。資源建設是數字檔案室建設的根本。數字檔案室應堅持“資源為王”,著眼于數字檔案資源建設,著重于非數字檔案的數字化和數字檔案的及時、完整、有效歸檔,規劃設計以保證數字檔案資源建設質量為根本出發點。數字檔案室的建設應該有助于保障數字檔案資源的齊全、完整,有利于數字檔案資源的有效管理...
檔案數字化的圖像處理要保證圖像信息與原檔案內容完全一致,不能刪除頁面任何有用信息,包括正文內容、頁眉、頁腳、手寫注釋和印鑒等,不裁切紙張部分。不準出現頁面內容殘缺或將其它頁面信息掃入本頁的現象。糾偏是將掃描的頁面內容基本居中顯示,不出現明顯偏左或偏右現象。對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理,視覺上基本無偏差;對方向不正確的圖像進行旋轉還原,以符合閱讀習慣。字跡洇透是采用字跡銳化的功能,清晰字跡筆畫。圖像深淺不一是采用平衡功能,調整圖像深淺一致。對需在目錄數據庫中進行標記的情況進行標記。城建檔案數字化檔案數字化掃描加工要求按照《紙質檔案數字化技術規范》,根據檔案實體情況選用合適的掃描設備,圖像分辨率...
提高辦公效率,數字化檔案管理使資料能及時歸檔,并盡快提供利用。以組織部門為例,干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息,為領導決策提供服務。與此同時,數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單,真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動,數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”,檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。應合理規劃、配備和管理紙質檔案數字化設施設備,確保設施設備安全。浙江文書檔案數字化服務檔案數字化前處理要求是在掃描前先檢查案卷質量以保證數字檔案與實體檔案的對應,對檔案進行檢查核實,察看有無缺頁...
數字檔案室,是指單位在履行職能過程中,運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理,檔案數字化,并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。與傳統檔案室相比較,數字檔案室具有獨有的特點和功能:檔案資源“數字”化。數字檔案室以統一的數字形式存儲各種信息,包括文本、圖像、聲音、視頻等,壓縮了存儲空間,改進了組織形式。信息記錄形式的“數字”化,是數字檔案室的基本特征。宜對紙質檔案數字化工作方案進行**論證,確保其科學、規范、合理。河北行政檔案數字化服務外包工作規范開發或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數字檔案室應...
檔案數字化的圖像處理要保證圖像信息與原檔案內容完全一致,不能刪除頁面任何有用信息,包括正文內容、頁眉、頁腳、手寫注釋和印鑒等,不裁切紙張部分。不準出現頁面內容殘缺或將其它頁面信息掃入本頁的現象。糾偏是將掃描的頁面內容基本居中顯示,不出現明顯偏左或偏右現象。對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理,視覺上基本無偏差;對方向不正確的圖像進行旋轉還原,以符合閱讀習慣。字跡洇透是采用字跡銳化的功能,清晰字跡筆畫。圖像深淺不一是采用平衡功能,調整圖像深淺一致。應根據情況制定符合實際要求的紙質檔案數字化工作文件,以此加強對數字化工作的管理。江蘇文書檔案數字化服務外包工作規范檔案數字化掃描加工要求按照《紙質檔案數字化...
在檔案數字化加工過程是完成紙質檔案數字轉化的過程,提升檔案查詢效率,實現檔案信息共享,主要步驟有檔案整理、著錄、掃描、圖像處理、數據掛接等檔案工作人員拿到檔案后,首先要對檔案進行分類整理,包括對檔案進行統一編號,核對檔案頁碼,粘貼頁撕開,頁號編寫有誤的重新編號,對可拆訂的做拆訂處理,以便掃描時的批次處理。如果發現折皺不平影響后期掃描質量的文件,應進行相應處理;如果文件存在破損,應先進行技術修復并做好標注;對于文件破損嚴重不能修復掃描的應做好區分標注。如需拆除裝訂物,應注意保護檔案不受損害,并對排列順序不準確的檔案進行重排。江西檔案數字化加工軟件新影捷具有專業的檔案業務咨詢團隊,專業的檔案行業經...
按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求,建設適應未來一定時期數字檔案資源管理要求、滿足檔案數字化、數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外,鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設。嚴格遵循標準規范,進行傳統載體檔案數字化轉換,積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理,推進數字檔案資源建設。應用先進技術和手段,保證數字檔案資源真實、完整、可用和安全,滿足各類用戶共享需求。對需在目錄數據庫中進行標記的情況進行標記。浙江行政檔案數字化加工為確保各門類電子檔案及其元數據的準確和及時采集、捕獲、保存,提供便捷、有效的數字檔案資源利用,應結合檔案數...
新影捷以"專業的檔案服務商"作為奮斗目標,秉承"創新研發"和"快捷服務"的精神,為客戶提供包括檔案數字化、檔案管理系統的全流程服務。新影捷也提供檔案建章立制咨詢及服務等檔案配套為用戶提供一整套專業檔案管理咨詢服務,包括檔案人員管理、制度建設、工作標準、整理規范、檔案保管、檔案服務、檔案數字化建設、檔案咨詢等內容。幫助用戶建立一套完整科學的檔案管理體系,逐步提升檔案信息化水平,為用戶的經營管理和決策提供及時、準確、完整的檔案服務技術支持。數字圖像確需存儲為多頁文件時,可采用該檔案的檔號對圖像命名。山東人事檔案數字化服務外包工作數字檔案室解決方案根據《數字檔案館(室)建設指南》中相關的要求為依據所...
檔案數字化是數字檔案建設基礎的工作,傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式,通過局域網、政wu網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案,為迎接檔案信息服務新環境的挑戰,提高管理水平、提高效率,增強檔案業務部門的服務水平,為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的服務。檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案數字化替代傳統檔案管理具有先進性,能夠增強檔案原件保護,提高經濟效益和辦公效率。加工場地的選擇及溫濕度等環境的控制不應不利于檔案實體的保護。湖南基建檔案數字化加工數字檔案解決方案符合《數字檔案館(室)建設指南》標準,服務方案在檔案數字化、基礎設施建設、應用系統建設...
電子文件管理系統主要包含檔案數字化后,電子檔案的移交、電子檔案接收、電子檔案管理、電子檔案安全等模塊。其中移交過程包括電子文件的采集、整理和封裝;接收過程包括電子文件的檢查、處理與入庫;整理過程包括電子文件的維護、鑒定與統計;安全模塊包括權限及訪問控制等;該系統保障電子檔案在移交接收階段的可靠性,實現立檔單位同檔案館系統間的無縫連接,確保電子文件在生命周期中的真實、有效、可用。適用于高校檔案館、企事業單位檔案館等。人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理。湖南檔案數字化服務公司數字檔案室的特點還有檔案利用知識化、檔案數字化。數字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息...
檔案數字化采集,從檔案實體庫提卷后,首先拆卷、校對檔案頁數、區分高掃、平掃材料,然后進行數據采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理,校對檔案目錄、核對電子材料,完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數據進行審核,確認無誤后,完成檔案裝訂還原,對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在整個過程中,各環節相互配合,協同操作,以流水線方式完成信息的采集、審核工作。檔案數字化查閱,以組織系統資源網為網絡基礎,采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構,在組織系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式,完成閱檔授權;閱...
數字檔案室基礎設施建設為確保數字檔案資源的安全管理和有效利用,應依托機關信息化建設成果,檔案數字化,建設穩定、兼容的,能夠滿足數字檔案資源管理和機關共享利用需求的數字檔案室基礎設施,主要包括網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備等五個部分。基礎設施應盡量采用國產產品,尤其是具有自主知識產權的國有品牌產品。用于支撐涉密數字檔案資源管理的基礎設施建設,應符合國家有關保密工作的規定。數字圖像確需存儲為多頁文件時,可采用該檔案的檔號對圖像命名。業務檔案數字化服務外包工作檔案數字化掃描加工要求按照《紙質檔案數字化技術規范》,根據檔案實體情況選用合適的掃描設備,圖像分辨率不低于30...
提高辦公效率,數字化檔案管理使資料能及時歸檔,并盡快提供利用。以組織部門為例,干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息,為領導決策提供服務。與此同時,數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單,真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動,數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”,檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式,對目錄數據的質量進行檢查。天津文書檔案數字化服務外包工作檔案數字化對象確認要求,應按完整性、規范性要求確定需數字化的紙質檔案。原則上,年度內、每個案卷...
在檔案數字化加工過程是完成紙質檔案數字轉化的過程,提升檔案查詢效率,實現檔案信息共享,主要步驟有檔案整理、著錄、掃描、圖像處理、數據掛接等檔案工作人員拿到檔案后,首先要對檔案進行分類整理,包括對檔案進行統一編號,核對檔案頁碼,粘貼頁撕開,頁號編寫有誤的重新編號,對可拆訂的做拆訂處理,以便掃描時的批次處理。如果發現折皺不平影響后期掃描質量的文件,應進行相應處理;如果文件存在破損,應先進行技術修復并做好標注;對于文件破損嚴重不能修復掃描的應做好區分標注。可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式,對目錄數據的質量進行檢查。天津人事檔案數字化服務檔案管理系統具有方便、高效、安全的特點。能夠根據檔案數...
提高辦公效率,數字化檔案管理使資料能及時歸檔,并盡快提供利用。以組織部門為例,干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息,為領導決策提供服務。與此同時,數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單,真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動,數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”,檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。應加強紙質檔案數字化各環節的安全管理,確保檔案實體和檔案信息的安全。江西會計檔案數字化加工流程檔案數字化前處理要求對案卷封面上的全宗名稱、案卷題名、責任者、文種、保管期限、時間、文字等書寫是否規...
什么是檔案數字化?檔案數字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中,以實現檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。 檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。建設數字化的檔案管理應注重對檔案管理系統的選擇,一款好的檔案管理系統,往往對檔案管理工作者完成各項檔案管理工作起到事半功倍的效果,它不僅可以提高經濟效益,而且還可以大幅提高辦公效率。紙質檔案數字化工作方案應經審批后嚴格執行。河北檔案數字化加工軟件志書在線編纂系統實現志書在線編纂管理一體化的目標,提高志書編纂效率,規范志書編纂流程...
數字檔案室建設符合國家和社會信息化發展要求,有利于提高機關檔案工作水平,檔案數字化有利于維護機關檔案信息的真實、完整、可用和安全,提升機關行政效率和公共服務能力;有利于促進國家中心信息資源建設,實現信息資源總量增加、質量提高和結構優化,為數字檔案館的實現奠定基礎,以推動全國檔案信息化工作健康、均衡發展。數字檔案室解決方案具有安全保障體系,系統采用先進的技術框架、并集成數據防泄漏系統、內網終端安全管理系統等安全防護軟件,持續不斷的提供安全穩定的數字檔案運行環境。應依據相關的法律法規和各類技術標準,制定相關的工作流程和各環節操作規范等。湖南行政檔案數字化加工軟件提高經濟效益,過去一直使用粗放型模式...
檔案數字化對象確認要求,應按完整性、規范性要求確定需數字化的紙質檔案。原則上,年度內、每個案卷內或保管期限內、關于同一事由的往來文件、每份文件的組件應完整數字化。涉密紙質檔案數字化應符合相應規范要求。推薦實行數字化對象審批制,擬數字化的檔案原件應經過本單位相關負責人的審查簽批。檔案數字化工作文檔管理要求,在數字化項目實施過程中形成的重要數字化工作文檔應歸檔保存,應與紙質檔案數字副本的保存期限相同。應歸檔的數字化工作文檔包括數字化對象審批書、招投標文件、數字化成果驗收報告、數字化流程單等。數據管理制度主要對數字化各環節所產生的數據的管理進行規范。天津城建檔案數字化服務資質提高經濟效益,過去一直使...
樣板檔案室實現數據共享,設備聯動。經過實體檔案數字化,對電子檔案數據、庫房位置數據、環境數據、安全數據等多個平臺數據的整合,形成檔案大數據庫,進而對大數據進行定向分析,可以對管理決策提供較為直觀的依據。樣板檔案室依托全天候的監控與智能抓拍技術,結合對檔案借閱、出入庫登記信息的分析,建立檔案庫房安全一體化管理手段,保證正確的人只能在正確的時間出現在正確的環境下。采用短信報警、APP報警、微信報警、聲光報警等模式,對非法行為進行提醒,同時執行既定的防非法指令,以對實體檔案進行各個維度的保護。對紙質檔案的領取與歸還進行嚴格管理,認真做好檢查、清點、登記等工作,確保紙質檔案的安全。上海行政檔案數字化服...
數字檔案室解決方案根據《數字檔案館(室)建設指南》中相關的要求為依據所形成的。主要為機關、企事業單位的檔案工作提供一套集基礎設施建設、檔案數字化建設、應用系統建設、保障體系建設為一體的全套服務方案。立志于實現:檔案數字化、檔案實體“虛擬化”、檔案管理系統化、信息傳遞網絡化、檔案利用知識化5個目標。數字檔案室解決方案具有標準化檔案歸檔流程服務,提供電子文件歸檔范圍和保管期限表咨詢服務、并以收錄到檔案信息化應用系統中,面向各兼職檔案人員、專職檔案員、檔案管理員提供歸檔指導。加工涉密檔案時,應按照涉密檔案相關保密要求開展工作。文書檔案數字化服務方案在檔案數字化加工過程是完成紙質檔案數字轉化的過程,提...
檔案數字化前處理要求對案卷封面上的全宗名稱、案卷題名、責任者、文種、保管期限、時間、文字等書寫是否規范,前后是否統一;檔號(全宗號、目錄號、案卷號、頁號)是否正確,有無空號、重號現象;卷內文件份數與實際是否相符等進行核查和修正。包括對案卷內情況與原目錄不一致處應建立勘誤表進行登記、同時對卷內文件進行稿本選擇、拆卷、分件、排序、標頁、擬標題等;檢查檔案實體頁碼情況,原頁碼無誤的不做修改;無頁碼或原頁碼錯誤、 遺漏的需用鉛筆重新編制頁碼。工作方案審批結果應與數字化工作過程中形成的其他文件一并保存。上海聲像檔案數字化檔案管理系統具有方便、高效、安全的特點。能夠根據檔案數字化錄入檔案資料的不同,自定義...