隨著計算機技術、通信技術以及互聯網技術的飛速發展，傳統的檔案管理模式遇到了嚴峻的挑戰。檔案數字化是計算機技術、掃描技術、掃描線性CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。數字化對象的確定應綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率等因素。山東行政檔案數字化

檔案管理系統具有以下特色，以檔案局發布的《歸檔文件整理規則》作為標準設計，專業性強，操作方便易上手。檔案數字化后的電子文件根據歸檔整理規則成功應用于企事業、機關單位、學校等各個行業。主要包括檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統維護、操作幫助等模塊，涵蓋了資料登記、立卷歸檔、檢索借閱、檔案移交等各項日常工作，并使檔案數字化處理流程規范化，大幅提高了工作效率；支持保存各種格式的電子文件，如word、excel、掃描文件等，同時也支持瀏覽器在線預覽。湖南文書檔案數字化折皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理。

數字檔案室，是指單位在履行職能過程中，運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，檔案數字化，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。與傳統檔案室相比較，數字檔案室具有獨有的特點和功能：檔案資源“數字”化。數字檔案室以統一的數字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數字”化，是數字檔案室的基本特征。

數字檔案室聲像類電子文件的歸檔范圍應參考《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）第4章或同級檔案行政管理部門的具體要求執行。收集、歸檔的聲像類電子文件、檔案數字化應經過挑選和系統整理，應能系統、客觀地記錄本單位的重要職能活動，以及歷次活動的主要內容、主要人物、主要場景等。聲像類電子檔案應主題鮮明、影像和語音清晰、人物形象端正。照片類電子檔案應以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件（EXIF）信息保存完整，像素數不低于300萬；重要或珍貴的錄音類電子檔案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz；錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。應通過科學規范的管理制度，對工作人員進行規范化管理。

數字檔案室要遵循標準規范。數字檔案室建設應統籌協調文件管理與檔案管理、檔案數字化、業務工作與檔案工作、檔案室與綜合檔案館之間關系，嚴格遵循既有標準和規范進行系統設計、建設，實現文檔一體、館室一體。整體推進。應將數字檔案室建設與機關電子政務和信息化建設密切結合起來，統籌考慮數字檔案室系統功能、文件格式要求等因素，整體推進數字檔案室實施方案。確保安全。數字檔案室建設應建立健全安全管理制度，按照信息安全等級保護和分級保護要求采取安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施，完善災難恢復應急機制，確保數字檔案室建設和運行的安全。在紙質檔案目錄準備與目錄數據庫建立工作中均應嚴格遵守。山東人事檔案數字化加工軟件

工作方案審批結果應與數字化工作過程中形成的其他文件一并保存。山東行政檔案數字化

檔案數字化的數據掛接是檔案掃描后形成的格式文件在檔案管理系統中與其元數據聯系起來的過程。數據掛接要符合格式文件存放路徑規則和文件命名規則，包括案卷級和文件級。檔案裝訂要求是指檔案完成掃描后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。在恢復裝訂時，要保持檔案的排列順序不變，不得漏頁、錯頁，不得壓字，裝訂牢固、不掉頁，做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂，應遵循“兩對齊”要求，即裝訂線一側邊緣對齊，檔案內頁下邊緣對齊。山東行政檔案數字化

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