數字檔案室的專業類電子文件歸檔基本要求在履行本單位主要職能過程中產生的檔案數字化專業類電子文件都應收集、歸檔，包括但不限于檔案局頒布的首批、第二批專業檔案基本目錄所列內容。各種專業類電子文件的整理、鑒定、編目參照相應的管理辦法執行。以數據庫形式存在的專業類電子文件，如人口、環境、農業等各種普查數據，可以 XML 等跨平臺通用格式收集、歸檔，或直接以原數據庫數據文件歸檔，同時歸檔一套完整的數據庫設計文檔。以電子文檔形式存在的專業類電子文件，可參考文書類電子檔案的各項管理要求執行。應依據相關的法律法規和各類技術標準，制定相關的工作流程和各環節操作規范等。浙江檔案數字化服務外包工作

檔案數字化前處理要求對案卷封面上的全宗名稱、案卷題名、責任者、文種、保管期限、時間、文字等書寫是否規范，前后是否統一；檔號（全宗號、目錄號、案卷號、頁號）是否正確，有無空號、重號現象；卷內文件份數與實際是否相符等進行核查和修正。包括對案卷內情況與原目錄不一致處應建立勘誤表進行登記、同時對卷內文件進行稿本選擇、拆卷、分件、排序、標頁、擬標題等；檢查檔案實體頁碼情況，原頁碼無誤的不做修改；無頁碼或原頁碼錯誤、 遺漏的需用鉛筆重新編制頁碼。浙江檔案數字化服務外包工作對紙質檔案的領取與歸還進行嚴格管理，認真做好檢查、清點、登記等工作，確保紙質檔案的安全。

檔案數字化是數字檔案建設基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政wu網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的服務。檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案數字化替代傳統檔案管理具有先進性，能夠增強檔案原件保護，提高經濟效益和辦公效率。

數字檔案室的標準規范性要求包括檔案數字化資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質等應符合《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894）、《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）、《檔號編制規則》（DA/T 13）等國家標準或地方規范的要求；應參照國家或地方相關標準規范設置、獲得電子檔案元數據，推薦采用包括文件實體、機構人員實體、業務實體在內的多實體元數據方案，元數據的賦值應以自動獲得為主、手工著錄為輔。按照客觀事實編輯形成的電子文件可收集、歸檔。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。

數字化檔案管理系統是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的檔案數字化管理，并可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。按照檔案業務工作流程，經過系統管理員的授權，單位內部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網絡實現遠程閱檔。系統運行后，可以大幅提高工作效率，提升工作服務的水平和質量，實現檔案由管理向信息研究與利用的質的轉變。應科學建立紙質檔案數字圖像的存儲路徑，確保數據掛接的準確性。山東行政檔案數字化加工軟件

加工場地的選擇及溫濕度等環境的控制不應不利于檔案實體的保護。浙江檔案數字化服務外包工作

數字檔案室建設是一項系統工程，包括基礎設施建設、檔案數字化、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設，需要機關檔案部門、信息化部門、業務部門和保密部門共同參與實施。主要包括：按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，建設適應未來一定時期數字檔案資源管理要求、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設。開發或采用功能完善、安全可靠、良好、方便易用的數字檔案室應用系統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。浙江檔案數字化服務外包工作