數字檔案室實體檔案門類的擴展管理，應能擴展管理新增的實體檔案門類，且具備新增實體檔案門類的分類、編目、著錄、檢索、利用、鑒定、處置、統計、移交、審計、用戶管理等一系列功能。分類方案的擴展管理，應能靈活配置各門類檔案資料分類方案，支持對檔案門類、年度、機構或問題、保管期限等著錄項值域的擴展定義，尤其是多級機構或問題分類方案的擴展配置。元數據方案的擴展管理，應能適度擴展設置電子檔案管理所需的元數據元素；應能根據同級國家綜合檔案館的要求，配置生成基于可擴展標記語言（XML）格式的電子檔案及其元數據移交數據包。國家綜合檔案館自身服務職能的不斷拓展與深化，為數字檔案資源的建設提供了基本的內在動力源泉。山東數字檔案室建設指南

檔案遠程服務利用系統具有嚴格的權限控制，實現業務群體與業務類型對應。系統可為各類申請群體以及辦理人員靈活配置不同的業務范圍，實現數字檔案業務與不同角色一一對應。一方面讓互聯網用戶在可控的業務范圍內進行業務申請，實現與實際需求準確匹配；另一方面讓檔案館不同的業務辦理人在有權限的業務范圍內進行業務審批和辦理。實現工作分工明確，業務辦理有條不紊。系統具備良好的拓展性，能根據不同用戶的要求進行二次開發，實現功能延伸和拓展，同時系統預留多種接口，支持與多種應用系統：如學校財務系統等實現數據對接和集成。山東數字檔案室建設指南緊抓檔案信息化，實現檔案事業發展轉型升級。

樣板檔案室具有先進的檔案信息化軟件服務，方案包含檔案信息化配套軟件，在檔案收、管、存、用四個方面為數字檔案的建設提供有力支撐。具有安全穩定的檔案防護措施，檔案數據的安全性是樣板檔案室建設過程中的重中之重，方案集成數據防泄漏系統、內網終端安全管理系統等安全防護軟件，從數據安全、網絡安全以及設備安全等各個層面全力保障檔案信息的穩定和安全。建設樣板檔案室建立標準化、現代化的檔案庫房，對實體檔案進行安全存儲保管；深度開發利用檔案，基于檔案數據庫進行編研編纂，對的歷史進行挖掘，輔助和展示宣傳。

檔案遠程服務利用系統具有強大的自定義功能，能夠滿足不同操作需求。業務類型自定義，支持用戶自定義業務類型，滿足不同高校及企事業單位的各數字檔案利用，各類業務辦理實際需求；表單自定義，支持用戶自定義業務表單，根據每種業務靈活配置表單信息。角色自定義，支持靈活配置用戶角色，可根據實際的業務辦理群體配置不同的角色。辦理權限自定義，支持自定義配置用戶辦理權限，根據不同的業務分工為不同的業務辦理人靈活配置業務范圍。數字檔案資源建設逐步成為各級各類檔案館基礎業務建設的一項重要內容。

云展管理系統的音視頻管理模塊用于對音視頻信息進行收錄和管理，通過該模塊用戶可以上傳音視頻并對其進行標記便于檢索利用，例如：時間、地點、人物等信息。能兼容常見音視頻文件格式。云展管理系統的編研管理模塊用于對專題的制作，通過對某一專題關鍵字的查詢可將制作專題所需的數字檔案材料（圖片、音視頻、電子書）加入編研列表，系統自動按照時間材料時間排序一件生成專題。在制作好的專題列表中可根據實際需要發布至展示端。我國國家綜合檔案館正在經歷一個不斷拓展自身服務職能，提升服務能力的發展階段。山東數字檔案室建設指南

對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。山東數字檔案室建設指南

數字檔案室的用戶與權限管理應能配置三員管理用戶組，支持靈活的用戶組、用戶注冊、賦權、編輯、刪除、遷移等操作；應具備完善的功能權限與數據權限，能夠靈活賦權或關閉權限，并具有可擴展性；應支持用戶口令管理，包括口令強度、找回口令、口令重置、關閉口令等功能。數據維護應具備基本的數據維護功能，應支持多種通用格式的元數據或目錄數據的導入、導出，數據庫管理系統數據文件的自動備份與恢復，以及數字檔案資源的刪除與回收等。山東數字檔案室建設指南

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